by El trabajo de un planificador de eventos nunca termina. Una vez que haya elegido un tema, encontrado un lugar, delineado un presupuesto y presentado un plan de marketing, aún queda la tecnología para administrar. Ahí es donde puede ser útil trabajar con un tecnólogo de eventos.
Echamos un vistazo a esta incipiente ocupación para ayudarlo a decidir si necesita uno. Si lo hace, tenemos algunos consejos sobre dónde encontrarlos.
Siga leyendo para descubrir…
- Qué es un tecnólogo de eventos
- Los beneficios de trabajar con uno
- Qué eventos necesitan uno (y cuáles no)
- En qué pensar antes de contratarlo
- Dónde buscar candidatos
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¿Qué es un tecnólogo de eventos?
Si ha estado atento a las últimas tendencias de la industria de eventos, sabrá que hay una amplia gama de nuevas tecnologías disponibles para los organizadores de eventos.
Pero hay un gran problema: solo una quinta parte de los planificadores de eventos realmente saben cómo usarlas.
Ahí es donde entra el tecnólogo del evento.
El papel en sí aún está en su pañales y solo ha existido durante una década. Eso hace que sea difícil dar una definición clara de las funciones y responsabilidades exactas.
Los primeros tecnólogos de eventos fueron relegados a tratar con aplicaciones y redes de eventos. En estos días, sus responsabilidades se han expandido para incluir análisis de datos y eventos experimentales (piense en realidad aumentada y virtual).
Eso tiene sentido en el contexto de tecnologías de eventos emergentes como inteligencia artificial, eventos híbridos, gamificación y automatización.
Para resumir, el papel de un tecnólogo de eventos puede implicar lo siguiente:
- Recopilar, analizar e informar datos y comentarios
- Desarrollar una estrategia tecnológica integral
- Buscar proveedores de equipos relevantes
- Administrar toda la tecnología de eventos
- Administrar el sitio web y el registro online
- Proporcionar soporte técnico en el sitio durante los eventos.
- Estar actualizado en cuanto a las tendencias digitales
¿Por qué debería contratar a un tecnólogo de eventos?
Incluso si se considera un planificador de eventos relativamente experto en tecnología, aún puede beneficiarse de contratar a un tecnólogo de eventos. Veamos algunos de los beneficios de hacerlo.
1. Conocimiento especializado
Si es administrador, entonces el tecnólogo del evento es su departamento de IT. Se especializan en áreas de tecnología que probablemente no tenga el tiempo o la inclinación para investigar.
2. Mejores conocimientos de datos
Un tecnólogo de eventos puede decirle cómo recopilar datos relevantes, mostrarle cómo analizarlos y aconsejarle sobre cómo actuar en consecuencia. Eso lo ayudará a aumentar el ROI de sus eventos.
3. Menor carga de trabajo
Con solo 24 horas en un día — 25 si lo estira — necesitará toda la ayuda que pueda obtener. Un tecnólogo de eventos puede gestionar todos los aspectos técnicos de su evento y su equipo.
4. Investigación de proveedores
Si no sabe qué tecnología está buscando, es difícil encontrar un proveedor que pueda suministrarla. Un tecnólogo de eventos sabe exactamente lo que necesita y puede investigar los proveedores relevantes.
¿Qué tipos de eventos pueden beneficiarse de un tecnólogo de eventos?
No todos los eventos necesitarán un tecnólogo de eventos. Solo se vuelven relevantes cuando hay muchos equipos técnicos o asistentes.
Los eventos a pequeña escala como cenas privadas, eventos de la comunidad local, bodas, clases de yoga y eventos universitarios dirigidos por estudiantes generalmente no necesitan muchas aplicaciones y equipos para tener éxito. Tampoco tienen un gran grupo de asistentes para realizar un seguimiento y recopilar datos.
Sin embargo, una vez que llega a un cierto tamaño, la imagen se ve diferente.
Las principales conferencias de negocios, festivales de música y representaciones teatrales generalmente tienen una gran cantidad de asistentes y una gran cantidad de equipos técnicos para instalar y desmontar. Es entonces cuando un tecnólogo de eventos es útil.
En qué pensar antes de contratar a un tecnólogo de eventos
Si cree que un tecnólogo de eventos sería una buena opción para su tipo de evento, es hora de poner a alguien a buscar un buen candidato para el puesto. Aquí hay algunos consejos sobre cómo hacerlo.
1. Propio o ajeno
Lo primero que debe considerar es si contrata a su propio tecnólogo de eventos interno o contrata a un contratista independiente. La subcontratación es una buena opción si solo necesita que el candidato trabaje en un evento único o en un pequeño segmento de un evento recurrente.
- Los tecnólogos de eventos propios conocen los objetivos y la cultura de su empresa de eventos. Esto les facilita trabajar hacia su visión. Están mejor capacitados para aconsejarle sobre qué software, proveedores y miembros del equipo utilizar que lo que un extraño podría hacer. Más importante aún, los datos que recopile y analice también estarán en manos más seguras que con un contratista.
- Los tecnólogos de eventos ajenos requieren menos inversión de su parte, ya que no tiene que pagar por un empleado a tiempo completo. Las agencias que se especializan en tecnología de eventos también pueden aportar más conocimiento sobre la mesa que una sola persona. Finalmente, las agencias establecidas generalmente tienen vínculos existentes con proveedores de equipos y proveedores de software relevantes.
2. Estrategia tecnológica
Es una buena idea elaborar una estrategia para la tecnología de su evento antes de buscar un candidato. Haga una lista de las aplicaciones y equipos que cree que necesitará, así como los datos que desea recopilar. De esa manera, usted sabe qué habilidades y experiencia buscar en el candidato.
3. Rasgos de personalidad
Al igual que con la estrategia tecnológica, es una buena idea describir qué tipo de persona le gustaría tener en su equipo. ¿Necesita a alguien que sea muy analítico y detallista? ¿O necesita a alguien que pueda equilibrar el aspecto técnico con la gestión de un equipo de personas?
4. Tareas irrelevantes
Es importante reconocer que no todos los problemas técnicos son competencia de un tecnólogo de eventos. Es una pérdida de tiempo y dinero si les pides que lo ayuden a formatear su computadora o instalar una aplicación. En su lugar, delegue esas tareas a un profesional local de IT.
5. Referencias y resultados
Cuando entreviste a candidatos, asegúrese de pedir referencias de empleadores anteriores. Le darán una buena idea de cómo les gusta trabajar. También debe solicitar una descripción general de los resultados que han logrado, como un estudio de caso que describa el problema y la solución.
¿Dónde puede encontrar un tecnólogo de eventos?
Dado que el rol aún es bastante nuevo, es posible que tenga dificultades para encontrar sitios que anuncien este tipo de trabajo. Pero si no conoce a nadie que pueda conectarlo con un candidato potencial, todavía hay lugares para buscar.
Su primera parada debe ser publicar un anuncio en sitios de trabajo centrados en eventos:
De lo contrario, puede anunciar el puesto en sitios de trabajo más generales:
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No más dificultades técnicas.
No hay forma de evitarlo: el futuro está aquí. Si organiza eventos importantes y no se considera un planificador de eventos experto en tecnología, eventualmente necesitará un tecnólogo de eventos. Una vez que encuentre a la persona adecuada para el papel, se alegrará de haber invertido en el.
¿Conoce algún recurso para tecnólogos de eventos? ¿Ya está trabajando con uno? Nos encantaría saberlo, así que envíenos un comentario en la sección a continuación.
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