Cómo Organizar Eventos Secretos (+ Qué Herramientas Usar)

¿Por qué razón organizarías un evento secreto? ¿No es el objetivo de un evento reunir a las personas?

Sí y no.

Vivimos en un mundo desmitificado donde todo se comparte con todos en las redes sociales. DI (demasiada información) es parte de nuestra rutina diaria, lo que significa que nos falta un poco de «lo desconocido».

Hay algo mágico en explorar un territorio desconocido y no saber qué esperar. Anteriormente, hemos escrito sobre cómo los eventos exclusivos pueden hacer que las personas se sientan especiales.

La escasez hace maravillas en la venta de entradas.

Pero, ¿qué podría ser más exclusivo que un secreto incluso si solo unas pocas personas lo conocen?

Los eventos secretos no solo son una gran manera de crear revuelo. Puede haber muchas razones por las que desee organizar un evento para un selecto grupo de personas.

Tal vez sea particularmente lascivo (Ojos bien cerrados, ¿alguien?) O simplemente una reunión para su círculo íntimo.

Todos hemos escuchado sobre eventos que se han vuelto virales en las redes sociales y luego tuvimos vecindarios enteros que descendieron sobre ellos.

Entonces, hablemos de eventos secretos. En este artículo cubriremos:

• Por qué debería organizar un evento secreto.
• Qué parte debe mantener en secreto.
• Qué detalles filtrar y cuándo.
• Como pensar en la comunicación.
• Dónde encontrar el lugar adecuado.
• Cómo permitir que la gente acceda al lugar.
• Cómo utilizar influencers para ayudar con la promoción.
• Venta de entradas para eventos secretos.
• Realizar seguimiento luego del evento.

Como puede ver, hay un poco más que simplemente no decirle a todos.

¡Entonces empecemos!

1. ¿Por qué debería organizar un evento secreto?

¿Alguna vez se preguntó cómo las heladerías se mantienen en el negocio durante los fríos meses de invierno?

Venden chocolate caliente.

El negocio promedio experimentará altas y bajas estacionales. La clave para minimizar las bajas es repensar su enfoque para organizar eventos.

Los eventos secretos lo ayudarán a condimentar las cosas y mantener la relevancia durante las bajas estacionales. También dará un poco de misterio y exclusividad a su sede o negocio.

2. ¿Cuál es el secreto?

El elemento secreto de su evento es algo en lo que debería pensar detenidamente. Quiere mantener partes de el como un misterio.

Pero también quiere que la gente sepa lo suficiente como para intrigarse. Quiere que empiecen a hablar de eso creando un poco de publicidad

Secret Sessions es un grupo de cantautores de Londres que organiza eventos mensuales en vivo. Las entradas y la ubicación solo están disponibles para los miembros del grupo. Nadie sabe quién se presentará, pero siempre es un éxito.

Dans Le Noir es una cadena de restaurantes donde los huéspedes comen en la oscuridad y son atendidos por camareros ciegos. Aparte de algunas opciones generales, los invitados no saben exactamente qué servicios reciben.

Tanto Secret Sessions como Dans Le Noir, son ejemplos perfectos de eventos secretos. Piense en lo que podría mantener en secreto para despertar el interés de sus invitados.

3. Alimentar por goteo los detalles.

Parte de su campaña de marketing podría ser filtrar lentamente los detalles en el período previo al evento.

Comience con una ubicación o un tema general. Luego, reduzca la información a medida que avance el tiempo.

Trace una línea de tiempo para lo que revelará, y observe cómo se desarrolla la fascinación online. Hará que las personas miren hacia adelante en busca de la siguiente pieza del rompecabezas.

4. Encuentre el lugar adecuado.

El lugar para su evento secreto no tiene que ser un secreto en sí mismo.

Las Secret Sessions mencionadas anteriormente se celebran en un lugar conocido (que no revelaremos aquí) y Dans Le Noir es una cadena de internacional restaurantes.

Sin embargo, agregue un elemento de misterio adicional si elige uno de los secretos lugares subterráneos de la ciudad.

Pero su prioridad, siempre, debe ser elegir un lugar que se adapte al tema del evento. Lo más importante: ¡asegúrese de que el personal del lugar no filtre ningún secreto!

5. Hacer del conocimiento un requisito de entrada.

Usted sabe este concepto si alguna vez ha estado en uno de los muchos bares clandestinos de las grandes ciudades.

Primero, tiene que escuchar sobre el lugar de alguien que sabe. Luego tiene que caminar por un callejón, esconderse en un cubo de basura y esperar a que lo recojan.

O podría ser más sencillo: elija el libro correcto de un librero en un pub y revele una puerta oculta que conduce al lugar secreto.

Las opciones sólo están limitadas por su creatividad. Añada un pequeño reto para sus invitados. Ellos lo apreciarán.

6. Repensar la comunicación.

Dado que su evento es secreto, debe ser inteligente en cuanto a cómo se comunica. Puede dejar sugerencias en las redes sociales y en su lista de correo.

Pero necesitará un canal de comunicación por separado para las personas que realmente se inscriban para asistir.

Tiene varia opciones para elegir:

• Mensajes de texto.
• Un grupo de WhatsApp.
• Línea telefónica.
• Una lista de correo separada.
• Entradas físicas.
• Un grupo cerrado de Facebook.
• Correo directo (correo postal).
• Una aplicación móvil hecha a medida.

No podrás evitar al 100% que los asistentes compartan la información secreta. Pero, es en su propio interés, mantener el secreto para que sus amigos puedan estar celosos más tarde.

7. Aprovechar a los influencers (y periodistas).

Si tiene acceso a alguna persona influyente en las redes sociales, intente reclutarlos para la promoción.

Permita que dejen sugerencias sobre sus seguidores junto con su otra comercialización. Serán un gran activo para su campaña, ya que cumplirán el rol de «asesor confiable» para sus fanáticos.

También puede utilizar a los periodistas o bloggers para hacer lo mismo con sus lectores. Solo asegúrese de que nadie revele ningún detalle que aún no haya revelado en sus propios canales.

8. ¿Cómo vender entradas para un evento secreto?

Ciertos sistemas de ventas de entradas le darán la opción de crear un evento privado (o secreto).

Eso significa que su lista de eventos no aparecerá en la página principal … o incluso aparecerá en las búsquedas.

Billetto le da la opción de hacer eso. También podrá ocultar ciertos tickets detrás de los códigos de acceso.

¿Por qué no hacer que el código de acceso sea parte de su estrategia promocional?

9. Después del evento.

Quiere que la gente siga hablando después del evento, al igual que con cualquier reunión no secreta.

Sus invitados se morirán por contarles a todos cuál era el secreto, así que ahora es el momento de ser creativo. Si desea organizar un evento similar en el futuro, deberá presentar un nuevo secreto.

Podrían ser diferentes intérpretes, un lugar diferente o un concepto completamente nuevo. La parte importante es que incluso las personas que asistieron al evento anterior no sabrán qué esperar.

Para resumir…

Hay numerosos beneficios para organizar eventos secretos. Ayudará a crear un zumbido durante las bajas estacionales y agregará un misterio muy necesario a la vida nocturna.

Aquí están los puntos que debe considerar para su evento secreto:

• Averigüe cuál debería ser el secreto.
• Sepa qué detalles filtrar y cuándo.
• Reconsidere cómo se comunica con los asistentes.
• Encuentre el lugar adecuado que coincida con su tema
• Haga que la entrada al lugar sea parte del misterio.
• Usa influencers y periodistas para soltar pistas.
• Encuentra una plataforma de venta de entradas como Billetto que facilite eventos privados.
• Realice un seguimiento después del evento para mantener el rumor.

Todo el mundo ama un secreto, así que tiene todas las razones para entrar en acción. ¡Buena suerte!