Cómo prepararse para un evento (con una plantilla de planificación de eventos).

Puede ser fácil perderse en el proceso de planificación de un evento. Hay un montón de cosas que necesita recordar y seguir al mismo tiempo.

Por eso es bueno tener un marco que lo ayude a mantenerse enfocado. Con un resumen de lo que debe hacerse, siempre tiene un lugar donde volver si se pierde.

Véalo como su mapa en el desierto de planificación.

Hemos creado una plantilla de planificación de eventos que podrá utilizar si se pierde en el camino. Cada evento es diferente, por lo que esta plantilla no se adaptará específicamente al suyo.

Sin embargo, todos los eventos tienen elementos comunes. Y esos componentes tienden a ser los más importantes.

Siga esta plantilla de planificación de eventos para asegurarse de no saltearse ningún paso.

Preparación temprana para el evento.

Debe comenzar a planificar su evento lo antes posible. No existe tal cosa como tener demasiado tiempo para prepararse.

Los grandes eventos se planean con un año (o más) de antelación. Los eventos pequeños o medianos pueden beneficiarse de un buen período de seis meses.

1. Decidir sobre un tema.

A menos que haga una fiesta por el mero hecho de dar una fiesta, habrá un tema. Puede ser una fiesta de disfraces o una conferencia política. Comience por ponerle una razón al evento.

2. Definir su público.

Una vez que tenga claro por qué está organizando el evento, debe definir su público. ¿Quién estará interesado en este tipo de evento? ¿Por qué asistirían? ¿Qué sitios online frecuentan?

3. Decidir una fecha y hora.

Elija sabiamente la fecha y hora de su evento. Asegúrese de que no coincida con los días festivos, feriados estacionales o vacaciones populares. Además, mantenga un ojo en eventos similares, para no competir por el mismo público.

4. Buscar lugares.

Conoce a su público y la fecha aproximada del evento. Ahora es el momento de encontrar un lugar. Si su evento será al aire libre, necesitará obtener los permisos adecuados. Si es un evento en un lugar interior, es hora de hacer una lista de algunos espacios y obtener cotizaciones.

5. Buscar el catering.

Ahora también es un buen momento para pensar en el menú del evento. ¿Es un picnic al aire libre donde la gente trae su propia comida? ¿O es la comida la parte central de su cena? Comience a seleccionar algunas empresas de catering locales y obtenga cotizaciones para su presupuesto.

6. Reclutar un equipo para el evento.

Si solo está organizando un evento pequeño, es posible que pueda llevarlo a cabo por su cuenta. De lo contrario, es una buena idea ver si puede reclutar un equipo. Escriba una lista de tareas pendientes que desee realizar y luego comience a delegarlas.

7. Crear un presupuesto.

También querrá que la parte financiera esté fuera del camino. ¿Cuánto costará contratar el local? ¿Y la comida? ¿Le pagará a su equipo? Su presupuesto también dependerá de si está cobrando o no la entrada o tratando de obtener alguna ganancia.

Unos meses antes del evento.

Puede comenzar a ver más aspectos específicos de su evento uno o dos meses antes de celebrar el mismo.

1. Definir un programa.

Es una buena idea tener un programa, independientemente de si está organizando una fiesta o una conferencia de negocios. Permita que los invitados lleguen de 30 a 60 minutos tarde. Pero asegúrese de que haya entretenimiento para aquellos que llegan puntualmente. Organice un calendario aproximado para todo el evento.

2. Decidir un lugar.

Ya ha hecho algunas investigaciones, preseleccionado lugares y recopilado comentarios. Ahora es el momento de decidirse por uno de ellos. Realice la reserva y firme el contrato. Asegúrese de saber lo que está incluido en el precio.

3. Asegurar alimentos y bebidas

Al igual que para asegurar el lugar, debe decidir qué alimentos y bebidas está pidiendo. ¿Las preparará usted mismo? ¿Contratará un servicio de catering? Recuerde negociar la entrega de la comida, así como cualquier decoración adicional.

4. Contratar equipos.

Si planea brindar entretenimiento, necesitará equipo. Busque y reserve sistemas de sonido, micrófonos, proyectores y todo lo que pueda necesitar.

5. Configurar una página de evento.

Cree una página o sitio web para su evento y configure perfiles de redes sociales. Incluya también un temporizador de cuenta regresiva para la fecha del evento.

6. Enviar las invitaciones.

Si su evento es privado (o si tiene una lista de invitados), también debe comenzar a enviar invitaciones personalizadas.

7. Comenzar la promoción del evento.

Ahora es también el momento de comenzar con la promoción del evento. Configure anuncios de redes sociales, imprima folletos e inicie una campaña de correo electrónico.

8. Configurar la venta de entradas.

Si su evento tiene entradas, necesita un lugar desde donde poder venderlas. Encuentre una plataforma de venta de entradas que se integre con el sitio web de su evento y las redes sociales.

Unas semanas antes del evento.

Con unas pocas semanas antes de su evento, debe asegurarse de que todo esté en orden.

1. Confirmar asistentes.

Si ha enviado invitaciones personales, confirme su asistencia. Lo ayudará a planificar la logística del evento.

2. Planificar la logística.

Piense en dónde estacionará la gente y de qué manera ingresarán al lugar. ¿Dónde dejarán sus abrigos una vez dentro? ¿La disposición de los asientos se ajusta a la configuración del escenario? ¿Está el escenario preparado?

3. Verificar salud y seguridad.

Dependiendo del lugar, es posible que tenga que llevar a cabo controles sanitarios y de seguridad. Asegúrese de que no haya riesgos de incendio u otros peligros para la salud.

4. Confirmar el catering y los equipos.

Confirme que el catering, el equipo audiovisual y cualquier otro proveedor con el que esté trabajando estén en orden.

5. Hacer compras de último momento.

¿Hay algunas cosas que no haya podido comprar todavía? Entonces asegúrese de comprarlos unas semanas antes.

Un par de días antes del evento.

Los últimos días antes del evento serán los más ocupados. Aprovéchelos al máximo y haga algunas comprobaciones de última hora.

1. Configurar el lugar.

Decore el interior y exterior del local. Organice los asientos y configure una pared para selfies, si es que la necesita.

2. Probar los equipos.

Asegúrese de que todo el sonido, la iluminación y las imágenes funcionen correctamente. Compruebe si la conexión WiFi es buena.

3. Hacer una prueba.

Tome su programa de eventos y ejecute todo lo que sucederá. Tenga en cuenta los retrasos y planifique qué hacer si y cuándo suceden.

Que empiece la fiesta.

¡Eso es todo! Ha completado con éxito todos los pasos necesarios para planificar su evento. Pero su trabajo está lejos de haber terminado…

Ahora necesita llevar a cabo el evento. La etapa de planificación requiere mucho esfuerzo, pero cualquier cosa puede suceder una vez que llegan los invitados.

Con suerte, esta plantilla de planificación de eventos lo ha ayudado a prepararse para cualquier escenario.

¡Buena suerte!