Contratar personal para un evento: 3 elementos esenciales para encontrar su mejor equipo.

Si realmente le gusta hacer las cosas de la manera más difícil, intente enfrentarse a un evento entero usted solo. En cuanto a nosotros, nos gusta vivir de acuerdo con el viejo adagio: «Muchas manos hacen que el trabajo sea mas fácil».

En verdad, sin importar el tamaño de su equipo, la ejecución de un evento será un desafío (si es un buen evento). Pero de todos modos, puede aliviar seriamente su carga de trabajo con un poco de ayuda de sus amigos. O sus trabajadores, más probablemente.

Sin embargo, esta es la conclusión: a menudo, la contratación de personal para eventos es categóricamente esencial.

Ahora, nos gustaría decir que no hay una manera incorrecta de organizar un evento, pero…

Es mejor que se dedique a esto con cuidado y solo con un poco de precaución. Use esta guía a medida que avanza en la contratación del personal de su evento y estará en camino a una reunión animada.

1. ¿Cuáles son las principales funciones del personal del evento?

No siempre es tan simple como llenar los puestos del personal de eventos generales. El rol previsto del empleado influirá en casi todo sobre el proceso de contratación. Así que antes de hablar sobre cómo hacer para contratar personal para el evento, aquí hay algunos de los roles que podría necesitar.

1. Trabajos de campo.

Estas son los puestos básicos de su personal de eventos. Sus empleados de campo pueden hacer algo de lo siguiente:

• Escanear o vender entradas en la puerta.
• Proporcionar información básica del evento a los asistentes.
• Cuidar niños.
• Ayudar a los vendedores.
• Trabajar en la configuración del evento.
• Limpiar luego del evento.

2. Seguridad.

No tiene que ir de lleno a una compañía de seguridad privada en esto. Sin embargo, un poco de ayuda para mantener las cosas sensatas puede ser de gran ayuda.

3. Vendedores.

Los vendedores suelen ser grupos de terceros que usted invita a su evento. Sin embargo, también puede contratar a sus propios vendedores para puestos específicos o atracciones similares.

4. Marketing.

¡Uno no entra simplemente en el mundo del marketing! Es posible que desee contratar a un profesional para gestionar el marketing de su evento.

5. Logística y planificación.

¿Qué sucede en realidad el día del evento, hora por hora? ¿Cuál es el plano del lugar? ¿Qué sucede si un orador invitado se retira a último momento? Cuanto más grande sea el evento, más personal de planificación querrá contratar.

Consejo: No es malo buscar habilidades de primeros auxilios en su personal potencial. Alternativamente, algunos grupos proveen eventos con personal médico capacitado.

6. Comida y entretenimiento.

Ya sea un evento de comida o un evento con comida, deberá cumplir algunos de los siguientes roles. Y mientras comen, ¿por qué no darle a los asistentes a un poco de entretenimiento?

• Cocinero: A menos que vaya por la ruta completa de catering, bueno, ¡la comida no se va a preparar sola!
• Personal de Servicio: Dependiendo del evento, podría ser apropiado incluir personal de servicio de algún tipo. Especialmente si recuperar u obtener la comida puede ser perjudicial para la experiencia de los invitados.
• Bienvenida y asientos: Si desea recibir una onza de bienvenida adicional, o si tiene una tabla de asientos asignados,un anfitrión o una anfitriona puede ser un buen toque.
• Anunciador: Para eventos estructurados, debates o eventos centrados en el rendimiento, un buen anunciador o moderador presta ese «ohhhh» profesional a su reunión. De lo contrario, los oradores y los artistas invitados se mostrarán incómodamente en el centro de atención.

2. ¿Dónde encontrar personal para el evento?

Si sacar un anuncio en el periódico local fue lo suficientemente bueno para Gramps, ¡es lo suficientemente bueno para usted!

Es una broma. Puede usar el periódico local si realmente lo desea, pero a medida que vaya contratando personal para el evento, probablemente le convenga probar algunos métodos dedicados online.

Hay dos caminos básicos que recomendamos:

1. El método Bricolaje.

Los portales de búsqueda online le permiten bajar y ensuciarse, por así decirlo. De esta manera, hará su búsqueda manualmente usando una plataforma digital.

Efectivamente, está publicando un anuncio de «ayuda solicitada» en un sitio web. Ese sitio web simplifica el proceso al atraer a los usuarios que están atentos a cualquier trabajo que usted esté realizando. Aquí hay algunos de estos sitios para comenzar:

1. GIG
2. AddToEvent
3. Coople

Si está dedicado a realizar todo el proceso de contratación por su cuenta, este es el camino a seguir.

Consejo: Este artículo ofrece una lista más larga de sitios donde puede buscar personal para el evento.

2. Tercerización.

Está organizando un evento. Tiene tanto en su plato que solo la idea de contratar un bricolaje tradicional lo marea.

La subcontratación de agencias de personal para eventos es totalmente normal. De esta manera, deja el proceso de entrevista en manos de profesionales certificados.

Aquí hay una breve lista de empresas de personal para eventos:

1. Flair
2. Event Staffing Agency
3. Moore People
4. Splendid
5. Elevate

Los grupos que se especializan en el sector de eventos pueden ayudarlo a reclutar al personal del evento con estrategias de entrevista de larga duración diseñadas para seleccionar a los mejores trabajadores para el trabajo.

Consejo: Hay ciertas agencias de personal para eventos que tienen una lista de trabajadores con experiencia. Usted describe sus necesidades, tienen los candidatos adecuados.

3. ¿Cómo reclutar personal para un evento?

Si planea hacer el reclutamiento usted mismo, no difiere mucho de la práctica general de contratación. Pero en el caso de un evento, sus posiciones son probablemente temporales. Además, el personal del evento puede requerir habilidades específicas como operar un stand de proveedor o encargarse de la seguridad del evento.

Aquí está un rápido resumen de cómo proceder cuando está contratando personal para un evento.

1. Ser descriptivo.

Probablemente tendrá que escribir una descripción del trabajo del personal del evento, sin importar cómo realice su contratación. Hay un arte en esto, y es muy importante.

Consejo: Aquí hay una plantilla de la descripción del trabajo del personal del evento para darle una idea de cómo podría ser.

2. Entrevistas.

¡Es hora de separar la paja del trigo!

La entrevista es un proceso matizado incluso para los trabajos más simples. Todo se reduce a las preguntas. Aquí hay algunas preguntas útiles para la entrevista con el personal del evento:

• ¿Puede describir su experiencia en eventos?
• ¿Qué lo atrajo a este puesto como personal del evento?
• ¿Cuáles son sus puntos fuertes y cómo los utiliza en el ámbito de la organización de eventos?
• ¿Cómo toma decisiones sensibles con respecto al tiempo?
• ¿Cómo maneja los imprevistos durante los eventos?
• Describa un momento en el que se le pidió que hiciera algo para lo que no estaba capacitado. ¿Cómo lo manejó?
• ¿En qué área (s) de planificación de eventos necesita más mejoras o capacitación?
• Como asistente, ¿qué encuentra usted que hace que un evento sea agradable?
• ¿Qué hace que ame trabajar con organizador de eventos en particular?
• ¿Hay algo que le impida trabajar largas horas, fines de semana, noches o a último minuto?

Consejo: ¿Encontró un candidato que le gusta? Los puestos en los eventos son únicos, pero tenga en cuenta estos principios universales al ampliar la oferta de trabajo.

Preparar a su personal.

Los trabajadores adecuados pueden realmente hacer o deshacer el evento. Esta es una parte de la construcción del evento que siempre necesitará su atención.

Organizadores experimentados, ¿cuál es su proceso de contratación de personal para eventos? ¡Comparta sus métodos a continuación!