Cómo capacitar y administrar a los voluntarios de su evento: 10 pasos claves.

¡Si está leyendo esto, entonces ha reclutado exitosamente a algunos voluntarios para su evento!

Ahora es el momento de aprender cómo capacitar y administrar a los voluntarios de su evento.

Esta guía cubrirá cómo…

• Incorporar y entrenar a sus voluntarios.
• Comunicarse de manera clara y eficiente.
• Crea subdivisiones y nombra jefes de equipo.
• Quedarse en el lado correcto de la ley.
• Crear planes de respaldo para emergencias.

¿Listo para asumir el rol de gerente de voluntarios para eventos?

1. Incorporar a los voluntarios de su eventos.

Ya sea que haya logrado reclutar voluntarios con experiencia o novatos, debe incorporarlos a todos de manera adecuada.

Parte del proceso de incorporación es…

• Agradecerles por ser voluntarios.
• Proporcionarles información sobre usted (y su organización).
• Describir los objetivos específicos del evento.
• Explicar cómo se relaciona su rol con los objetivos del evento.
• Detallar los procedimientos de comunicación.
• Explicar sus expectativas.

Un buen proceso de incorporación hará que los voluntarios estén entusiasmados de trabajar en su evento. Deles una buena impresión e intentarán impresionarlo a cambio.

Consejo: Lea más sobre las mejores prácticas de incorporación de voluntarios.

2. Crear un programa de orientación de eventos.

Una vez que le haya dado la bienvenida a los voluntarios, debe crear un programa de orientación de eventos que los prepare para el evento que se avecina.

Cosas para incluir en su programa de orientación de eventos:

• Código de Conducta.
• Qué esperar el día del evento.
• Qué ropa usar.
• Donde reunirse con el equipo.
• A que hora informar a su gerente.
• Cómo computar las horas de trabajo.
• A quién contactar si hay un problema.
• Cómo obtener reembolso por gastos.

Puede llevar a cabo este programa de manera presencial o hacer que los voluntarios lo realicen online si está tratando con un gran número de ellos.

Consejo: Lea más sobre cómo crear un gran programa de orientación de voluntarios.

3. Cómo capacitar a sus voluntarios de eventos.

La capacitación es un gran problema cuando se trata de administrar a los voluntarios de su evento. Su rendimiento depende, en gran medida, de la calidad de la capacitación que les haya proporcionado.

Organice una reunión (en persona u online) en la que repase todos los detalles esenciales. Anime a sus voluntarios a hacer todas las preguntas que tengan para aclarar cualquier confusión.

Otro punto importante es asegurarse de que sus voluntarios se conozcan entre sí. Los hará trabajar juntos de manera más eficiente el día del evento.

Una sesión completa de capacitación para voluntarios incluirá:

• La agenda del evento.
• Tareas asignadas (y sus plazos).
• Cómo usar las herramientas que se les proporciona.
• Planes de contingencia en caso de que algo salga mal.
• Cómo comunicarse con el público, proveedores, artistas y patrocinadores.
• Cómo acceder al lugar del evento (incluido el estacionamiento).
• Dónde conseguir comida para el almuerzo.
• Cuándo tomar descansos (y con qué frecuencia).

Consejo: Aprenda cómo capacitar adecuadamente a los voluntarios del evento.

4. Cómo desplegar a los voluntarios de su evento.

Durante las etapas de selección, entrevista, incorporación o capacitación, debe haber examinado a los voluntarios que realizarán bien las tareas específicas.

Algunos de sus voluntarios pueden ser introvertidos y meticulosos. Otros pueden ser muy extrovertidos pero desorganizados. Concéntrese en las fortalezas de cada voluntario, para que desempeñen bien las tareas que se les asignen.

Si tiene dudas sobre dónde debe desplegar a ciertos voluntarios, deles una pequeña tarea para comenzar. Luego puede revisar lo bien que lo hicieron y si deben continuar o no.

5. Nombrar gerente (s) de voluntarios.

Debe designar a un líder o gerente del equipo, ya sea que esté trabajando con un pequeño equipo de diez voluntarios o cientos de ellos.

Es probable que tenga mucho en su plato el día del evento, por lo que es una buena idea brindarles a los voluntarios otro punto de contacto en caso de que usted esté demasiado ocupado para ayudarlos.

Si ha dividido a los voluntarios de su evento en grupos (como marketing, servicios, limpieza, etc.), puede nombrar un líder de equipo de cada departamento.

Consejo: Debe crear una descripción de trabajo separada para el líder del equipo. Mire este ejemplo de un festival de música para tener una idea de cómo debería ser.

6. Crear un sistema de informes.

Si está organizando un evento importante, como una conferencia o un festival, debe considerar la creación de un sistema de informes para ayudarlo a administrar a sus voluntarios.

Un sólido sistema de informes puede ayudarlo a organizar su programa de voluntarios, asistencia, listas de tareas y cualquier otra métrica que usará para evaluar a sus voluntarios después del evento.

Consejo: Estas herramientas gratuitas de gestión de voluntarios para eventos pueden ayudarlo a crear un sistema de informes.

7. Comunicar eficientemente.

La comunicación es clave en todos los equipos. Debe indicar la comunicación con los voluntarios de su evento de manera clara y frecuente.

Se asegurará de que sus voluntarios estén al día con los últimos desarrollos del evento. Cuando contacte con su equipo, también notará rápidamente si alguien no responde.

Use algunas de estas herramientas gratuitas para comunicarse efectivamente con su equipo de voluntarios:

• Facebook Messenger (para equipos más pequeños)
• Grupos de Facebook (para equipos más grandes)
• WhatsApp grupales
• Slack
• Listas de correo electrónico
• Chats de grupo de Skype
• GoToMeeting

Si está administrando un gran equipo con subdivisiones, debe alentarlos a crear sus propios grupos privados. De esa manera, el canal principal no estará inundado de comentarios.

8. Investigar asuntos legales.

Hay algunos asuntos legales que deberá leer cuando esté administrando un equipo de voluntarios para eventos.

Aunque los voluntarios no son remunerados, todavía hay leyes con respecto a sus derechos, seguridad, capacitación, seguro, gastos y supervisión.

Deberá asegurarse de saber cuántas horas pueden trabajar, cuántos descansos deben tener, etc.

Consejo:El Consejo Nacional de Organizaciones Voluntarias (NCVO) detalla todo lo que necesita saber.

9. Tener planes de respaldo.

No puede predecir todo, pero es útil tener algunos planes de respaldo para posibles problemas que ya conoce.

Por ejemplo, es posible que un voluntario se registre pero no se presente. Existe un riesgo de ausencias en cualquier punto del proceso.

Por lo tanto, debe tomar precauciones tales como brindar instrucciones claras sobre cuándo y dónde presentarse, así como reclutar voluntarios adicionales en caso de alguno se ausente.

10. Agradecer a los voluntarios del evento.

Una vez que el evento haya terminado, debe asegurarse de agradecerles a los voluntarios por haberlo ayudado. Comuníqueles la diferencia que han hecho para el éxito del evento.

También es una oportunidad para que solicite comentarios a su equipo de voluntarios sobre su experiencia de trabajo en el evento.

Una excelente manera de hacerlo es enviarles una encuesta posterior al evento a sus voluntarios. Será particularmente práctico si está tratando con un equipo grande.

Consejo: Puede usar una encuesta para voluntarios preparada (o personalizar la suya) con SurveyMonkey.

Seguimiento con voluntarios después del evento.

No debe perder la conexión con los voluntarios de su evento, incluso después de agradecerles y recibir sus comentarios.

Es posible que los necesite para futuros eventos. Ahora, es un buen momento para continuar la relación que ya comenzó con el primer evento.

Quién sabe, usted podría eventualmente reclutarlos como personal contratado para su organización.

¡Buena suerte!