Cómo organizar un evento de recaudación de fondos de caridad (En 9 pasos).

El día de su evento de caridad finalmente está aquí. Pero, ¿sabe cómo organizar un evento para recaudar fondos de caridad?

Si no, esta guía le explicará cómo …

• Informar a su equipo.
• Preparar el lugar.
• Clasificar la logística.
• Preparar el escenario y los equipos.
• Saludar a los invitados.
• Cubrir el evento.
• Limpiar y dar retroalimentación.

Es hora de recaudar algunos fondos, así que hagámoslo de inmediato.

1. Informar a su equipo.

Su equipo de voluntarios es la columna vertebral de su evento de caridad. Es importante que dedique algo de tiempo a centrarse en sus objetivos comunes para fomentar el espíritu de equipo.

Es esencial que todos estén en la misma página antes de que todo comience. Asegúrese de tener una reunión de equipo y repase lo que está haciendo cada miembro.

Estos son algunos temas que puede tratar en la reunión:

• Cómo saludar y registrar a los invitados.
• Actividades de medios sociales (como transmisión en vivo).
• La agenda del día.
• Qué hacer en caso de emergencia.

Debe imprimir un programa de eventos para usted y su equipo. De esa manera, todo el mundo sabrá cuándo se abren las puertas, cuando se encienden los altavoces y se sirve la cena.

Consejo: Puede crear fácilmente un programa con una de estas plantillas gratuitas.

2. Preparar el lugar.

Es una buena idea preparar el sitio antes del día del evento. Sin embargo, puede haber circunstancias en las que eso no sea posible, como cuando el lugar es utilizado previamente para otro evento.

Debería preparar la decoración del lugar, de modo que esté alineada con el tema. Asegúrese de que no haya forma de ignorar a la organización benéfica para la que está recaudando fondos.

Si tiene algunos materiales de marca disponibles, entonces utilícelos lo máximo posible. Si le han dado materiales adicionales de patrocinadores y donantes, asegúrese de ponerlos también.

También es posible que deba organizar los asientos para que se adapten al formato de su evento. Si está organizando presentaciones o presentando una banda en vivo, debe organizar los asientos de acuerdo con ello.

Si su presupuesto lo permite, haga los arreglos para que un decorador de eventos haga el trabajo la misma mañana de su evento. Trate de encontrar un decorador que se especialice en ayudar a organizaciones benéficas; le darán un mejor trato.

Consejo: Use este directorio de organizadores de eventos y planificadores de funciones para ayudarlo a encontrar un decorador.

3. Preparar la logística y consultar con los proveedores.

Consulte, en el día, con cualquier tercero que intervenga en su evento. Asegúrese de que todos los oradores, artistas, empresas de catering y decoradores estén a tiempo.

También es aconsejable consultar el pronóstico del tiempo si su evento es al aire libre. Puede cambiar en en cuestión de segundos, así que asegúrese de que usted y los proveedores puedan prepararse en consecuencia.

También puede tener en cuenta los retrasos en el tránsito haciendo una consulta en Google Traffic. De esa manera, puede organizarse para que todos se vayan antes, así se aseguran de estar a tiempo.

También necesitará confirmar el estacionamiento y el acceso al lugar. Asegúrese de asignar algunos miembros del equipo para que se reúnan con los proveedores del evento cuando estos lleguen.

4. Preparar el escenario y equipo técnico.

Si su evento cuenta con oradores o entretenimiento en vivo, debe preparar el escenario. Asegúrese de que esté elevado, visible y que tenga todas las marcas que participan del evento..

También debe probar cualquier equipo técnico para evitar que haya problemas durante el evento. Vea si puede hacer un ensayo técnico completo antes de que lleguen los invitados.

Estos son algunos de los equipos que debe asegurarse de probar:

• Micrófonos.
• Sistema de sonido.
• Iluminación de escenario.
• Projectores.
• Computadoras.

También es una buena idea tener cables de repuesto para todo en caso de que los actuales fallen.

Consejo: Lea cómo probar el sonido y preparar la iluminación del escenario para eventos.

5. Saludar a los invitados.

No todos sus invitados llegarán al mismo tiempo. Es por eso que es inteligente abrir las puertas 30 a 60 minutos antes de que todo comience, así quienes llegan tarde tienen un pequeño margen.

Habrá invitados que lleguen en punto. Debe asegurarse de que haya cosas que puedan hacer mientras esperan a que comience el evento real.

Puede ofrecerles bebidas y preparar un breve discurso de bienvenida. Podría utilizar el tiempo para agradecerles a todos por venir y hablar sobre la organización benéfica que está apoyando.

Si su evento de caridad es más formal, puede pedirle a los invitados que se registren. También es una excelente manera de recopilar datos de contacto para que pueda promocionar eventos futuros.

Consejo: Aquí hay una lista de bebidas de bienvenida que puede servir cuando saluda a los invitados.

6. Tomar fotos y videos.

Las fotos y los videos del día serán una mina de oro en términos de asegurar más donantes para la causa después del evento.

Haga todo lo posible para que un fotógrafo o camarógrafo estén presentes en el sitio del evento. Al igual que con la decoración del evento, puede ser rentable encontrar un fotógrafo que ya esté participando en eventos de caridad.

Si no es posible contratar un fotógrafo profesional, pregúntele a alguien de su equipo. Una puesta en escena amateur es mejor que ninguna puesta en escena en absoluto.

Si está en las redes sociales (¿por qué habría de estarlo?) También puede transmitir el evento en vivo. Solo tenga en cuenta que algunas plataformas tendrán un límite de tiempo de 1 a 4 horas de transmisión.

Consejo: Puede leer estos consejos para un video de evento exitoso y aprovechar al máximo su cobertura.

7. Fomentar el intercambio en las redes sociales.

Los medios sociales deben ser una parte integral de sus esfuerzos de marca. Incluya enlaces a cuentas de redes sociales relevantes en cualquier lugar donde se mencione la organización benéfica o el evento.

No tiene que ser su cuenta personal. Si desea centrarse en la organización benéfica para la que está recaudando fondos, obtenga su permiso para promocionar sus perfiles.

Les ayudará a crear conciencia, lo que significa que más personas se inscribirán para apoyarlos.

Cree una zona de autofotos donde los invitados puedan tomar fotos de ellos mismos. También debe alentarlos a usar el hashtag de su evento cuando lo publiquen online.

Será increíblemente poderoso si puede conseguir que los asistentes lo ayuden a promocionar el evento en las redes sociales. Es como tener un equipo callejero digital adicional.

8. Limpiar.

Una vez que el evento haya terminado, es hora de limpiar. Parte de los preparativos del evento debe incluir un plan de limpieza para que todos puedan llegar a casa de manera oportuna.

Identifique los contenedores de basura cercanos y los lugares donde puede reciclar cualquier papel, plástico y vidrio. Averigüe si hay alguna buena manera de deshacerse de los alimentos sobrantes.

Consejo: Utilice esta lista de verificación para limpiar después de grandes eventos.

9. pedir opiniones sobre el día.

Agradezca a sus invitados por asistir, a sus patrocinadores y donantes por su apoyo, y a su equipo por su esfuerzo. Su equipo apreciará especialmente algún reconocimiento por su arduo trabajo.

Pero ¿por qué no matar dos pájaros de un tiro?

Aproveche la oportunidad para preguntar a todos lo que pensaron del evento. No tiene que ser una retroalimentación formal o detallada, solo algunos consejos.

Hará dos cosas. Primero, le dará una idea general de cómo le fue. En segundo lugar, preparará mentalmente a todos para brindar comentarios más detallados cuando los envíen por correo electrónico luego del evento.

Consejo: use esta lista de preguntas para tener una idea de qué preguntar a las personas ese día.

¡Lo logro!

Felicítese, ya que acaba de lograr con éxito su evento de caridad. Con suerte, usted habrá recaudado muchos fondos y habrá difundido un poco sobre una buena causa.

Si ha seguido esta guía, ya sabrá qué hacer a continuación. Tendrá una gran cantidad de contenido visual del evento que puede usar para difundir una mayor conciencia online.

Dése una palmada en la espalda … y prepárese para hacer un seguimiento con todos los que asistieron a su evento.