¡El telón esta bajando! ¡Lo logró! El espectáculo ha terminado, y usted está agotado. Por fin es hora de relajarse.
¿O no?
Ha leído nuestro blog sobre cómo planificar un espectáculo, cómo promocionarlo y qué hacer en el día del espectáculo. Seguramente, ¿puede haber haber más?
Si, hay más. Y es importante.
Es hora de averiguar cómo hacer un seguimiento adecuado después de un espectáculo.
1. Agradecerles a todos.
Una vez que el espectáculo haya terminado, lo primero que debe hacer es agradecer a todos los involucrados. No habría espectáculo sin los invitados y el equipo del evento, por lo que muchos se sentirán apreciados si les agradece.
Los invitados.
Con suerte, has tenido un gran público en su espectáculo. Tan grande que le llevaría todo el año agradecerles individualmente.
Hay un par de maneras en que puede dar las gracias a todos los asistentes al espectáculo. Puede enviarles un correo electrónico de «agradecimiento» o publicar un mensaje en las redes sociales.
Lo mejor es hacer ambas cosas. Escriba un mensaje general en sus perfiles de redes sociales y luego envíe un correo electrónico con un poco más de información.
Debe incluir enlaces a fotos y videos de la noche en su correo electrónico, así como una encuesta sobre el espectáculo (más sobre esto en un momento).
De esa manera, no solo les agradece, sino que también les recuerda que fue una gran noche. Y recoge valiosos comentarios.
Los oradores y animadores.
También debe agradecer a la gente que los invitados vinieron a ver. Sin ellos, solo habría un lugar vacío donde las personas se miraran en silencio durante unas horas.
Dado que los artistas no serán tan numerosos como los asistentes, debe enviarles una nota de agradecimiento personalizada.
Anímelos a compartir algunos de los aspectos más destacados del espectáculo en sus perfiles de redes sociales. Será un buen marketing tanto para usted como organizador de eventos como para los artistas.
El lugar y los vendedores.
La administración del lugar, el personal y los proveedores también jugarán un papel importante para que el espectáculo sea un éxito.
Envíeles también una nota personal para hacerles saber lo bien que lo hicieron. Lo apreciarán, y hará mucho en términos de construir relaciones a largo plazo.
Los patrocinadores y donantes.
Si logró obtener patrocinadores corporativos, también se les debe agradecer. Lo mismo ocurre con cualquier donante si el espectáculo fue por una buena causa.
Los patrocinadores y los donantes pueden estar particularmente interesados en algunos de los datos que ha recopilado. Siéntase libre de compartir los números de asistencia, así como cualquier otra información de las redes sociales del espectáculo.
Su equipo de eventos.
Por último, pero no menos importante, debe agradecer a su equipo de eventos. La planificación de eventos es agitada, y un buen equipo lo ayuda a mantenerse cuerdo el tiempo suficiente para lograrlo.
Si su presupuesto es suficiente, ¿por qué no invitarlos a cenar o tomar algo? Muéstreles un poco de amor y celebre el éxito del espectáculo como un equipo.
Consejo: Mire las siguientes plantillas de correo electrónico para inspirarse.
2. Pedir retroalimentación.
Su espectáculo ha sido sin duda muy bueno, pero nada ni nadie es perfecto. Eso es bueno porque deja espacio para mejorar y aprender cosas nuevas.
Pregunte a todos los involucrados para obtener comentarios. Puede hacerlo muy cómodamente mientras les envía su nota de agradecimiento.
Puedes pedirle a la gente que califique el espectáculo en una escala del uno al cinco, pero eso no le dice mucho. Es mejor hacer preguntas específicas que puedan ayudarlo a mejorar.
Aquí hay algunos ejemplos de preguntas de retroalimentación que puede hacer:
- ¿Qué es lo que más le gustó del espectáculo?
- ¿Qué es lo que menos le gustó del espectáculo?
- ¿Asistiría a un espectáculo similar en el futuro?
- ¿Llevaría a un amigo al próximo espectáculo?
Consejo: Siéntase libre de combinar un sistema de calificación de comentarios con preguntas específicas. Utilice un sitio web como SurveyMonkey para generar rápidamente formularios de comentarios.
3. Analizar los datos.
Ahora que ha recopilado los comentarios de todos, es hora de ver los datos. También debe tener una serie de otros conjuntos de datos.
Estas son algunas de las cosas que debe mirar:
- Venta de entradas.
- Compromiso de las redes sociales.
- Comentarios del público.
- Menciones en los medios de comunicación.
- Presupuesto del espectáculo (más sobre eso más adelante)
Consejo: Puede leer nuestra guía sobre cómo evaluar eventos para tener una mejor idea de qué buscar.
4. Poner en orden el presupuesto de su espectáculo.
Con el espectáculo terminado, es hora de mirar los libros. Necesita calcular sus ganancias y gastos, y pagar a todos los involucrados.
Aquí hay algunas cosas que debe hacer para ordenar las finanzas:
- Calcule cuánto ganó con la venta de entradas (y cualquier alimento, bebida y mercancía).
- Pague a los artistas, a la administración del local, al equipo técnico, a su equipo de eventos y a cualquier otro proveedor.
- Compare los números finales con su presupuesto inicial.
- Comparta los detalles con cualquier donante o patrocinador que apoyó el espectáculo.
Ahora que tiene una visión general de a dónde destinó el dinero, sabe qué hacer la próxima vez. Tal vez gastó demasiado en comida y muy poco en marketing.
5. Organice una reunión informativa.
Ya les ha dado las gracias a todos, pidió comentarios, miró los datos y cerró los libros. Es hora de repasar el espectáculo junto a su equipo.
Llame a una reunión de equipo e informe a todos. Lea la retroalimentación general que ha recibido y pídales un comentario adicional.
El objetivo de la reunión debe ser identificar qué funcionó y qué no. Entonces solo necesitara trabajar en soluciones prácticas para mejorar el próximo espectáculo.
También es un buen momento para revisar los objetivos del espectáculo. Averigüe si eran o no realistas. Eso lo pondrá en una buena posición para planificar su próximo espectáculo.
Consejo: Aquí hay algunas sugerencias excelentes para una reunión informativa eficaz.
6. Organizar sus materiales de marketing.
Si ha seguido nuestro blog, ahora tendrá una gran cantidad de material de marketing potencial. Por ejemplo, si ha estado transmitiendo en vivo el espectáculo, tiene más de una hora de imágenes.
También debe tener muchas fotografiás tomadas por el fotógrafo que contrató. Todo este material es oro en polvo cuando se trata de promocionar su próximo espectáculo.
Utilice la materia prima para crear material resaltado del espectáculo. Cree videos cortos separados, memes, GIFs, rollos de blooper y cualquier otra cosa que pueda publicar en las redes sociales.
El objetivo aquí es continuar con la publicidad de su espectáculo y hacer que la gente quiera asistir al próximo.
Para resumir.
El espectáculo no se detiene solo porque las luces están apagadas y los invitados se han ido a casa. Como planificador de espectáculos, su trabajo es de 365 días.
El punto del seguimiento posterior a un espectáculo es …
- Mostrar agradecimiento.
- Recopilar retroalimentación.
- Construir relaciones a largo plazo.
- Crear publicidad para el próximo espectáculo.
¡Con suerte, su próximo show será aún más legendario que este!