Cómo organizar un festival de música: 4 pasos para el éxito.

Estamos bien y verdaderamente en la época de los festivales.

En todo el mundo, los festivales exitosos se están convirtiendo en marcas para sí mismos. En una industria musical donde el éxito está lejos de ser garantizado, un festival de música bien hecho puede ser asombroso para todos los involucrados.

Mal hecho, puede ser algo catastrófico.

Historias terroríficas como la del Fyre Festival (también conocido como «La fiesta más grande que nunca se ha celebrado») pueden actuar como cuentos de advertencia. De hecho, anteriormente, ya hemos extraído valiosas lecciones del Fyre Festival.

Entonces, ¿cómo se asegura de que su festival de música se lleve a cabo sin problemas?

1. Identificar para quién es su festival de música.

Todo esto es parte de la construcción de una marca para su festival. Los festivales no suelen venderse en un solo titular. En realidad, se venden como un lugar para descubrir nuevas bandas y un espacio compartido para músicos de un género similar o dirigidos a la misma audiencia.

Para comprender mejor este nivel de marca, averigüe quién es su público. ¿Estará apuntando a entusiastas de la música electrónica o metal? Su público objetivo influirá enormemente en todas las decisiones que tome posteriormente.

Tome como ejemplo el Download Festival. Han tenido el beneficio de más de 15 años de historia. En ese entonces, las configuraciones y estrategias de publicidad se basaban en personas que les gustaba la música pesada. Por esta razón, la gente compra entradas para el festival incluso antes de que se anuncie quien va a tocar.

Hay una serie de métodos para afinar el público objetivo de su evento:

Encuestas.

Puede enviar encuestas a su lista de correo existente para averiguar el tipo de bandas que escuchan, dónde encuentran los conciertos y qué les gustaría ver en su festival.

Personas asistentes.

Cree un perfil de persona del asistente para su fanático «ideal» del festival. ¿Cuál es su rango de edad? ¿Cuáles son sus intereses? ¿Qué música escuchan?

Investigación de la competencia.

Preste mucha atención a lo que hacen sus competidores y festivales similares.

Consejo:Consulte esta guía para identificar y atraer a los fanáticos de los festivales.

2. Decidir si es mejor adentro o al aire libre.

Los organizadores que planifican un festival, a menudo tienen imágenes glamorosas de 80,000 personas que vienen a ver a sus artistas en un campo enorme. Imágenes de Woodstock o Glastonbury vienen a la mente. Pero al aire libre no siempre es lo mejor. Antes de reservar el lugar para su evento, debe considerar los pros y los contras de los espacios interiores y exteriores.

Festivales al aire libre.

Los festivales al aire libre son geniales, pero contienen muchas trampas potenciales. Hay cuestiones únicas a considerar que vienen con el aire libre. Es posible que necesite obtener o considerar diferentes equipos.

A menudo, el campo o el espacio al aire libre que elija no habrá sido diseñado para eventos musicales. Esto significa que básicamente necesita configurar su propio lugar con antelación. Todo esto ante la posibilidad de que pueda terminar lloviendo.

Pros de un festival al aire libre.

• Más espacio y la posibilidad de configurar múltiples escenarios.
• Más espacio para los vendedores.
• Espacio para que la gente acampe si su plan es un festival de fin de semana.

Contras de un festival al aire libre.

• El clima puede tener un impacto, no importa cuánto se prepare.
• El equipo para un festival al aire libre puede ser difícil de obtener y administrar.
• Necesitas crear barreras y controlar las entradas para asegurarse de que nadie se cuele.
• Usted no tendrá la ayuda de un lugar y su personal.

Festivales en interiores.

Comenzar en interiores significa que estará más listo de antemano. El personal del lugar está acostumbrado a los conciertos. No tendrá que establecer límites, y la seguridad probablemente será más sencilla. Los mejores lugares incluyen equipo, personal de puerta, personal técnico y más. Eso deja menos cosas de qué preocuparse.

Pros de un festival en interiores.

• Puede utilizar las instalaciones y los contactos del lugar que elija.
• No hay riesgo de problemas climáticos.
• Es probable que el equipo ya esté instalado.

Contras de un festival en interiores.

• El espacio es más limitado.
• Es muy difícil colocar múltiples escenarios.
• Menos espacio para otros vendedores y actividades.

Consejo:Consulte nuestra guía para planificar un evento musical, la cual incluye consideraciones sobre el lugar.

3. No tener miedo de empezar poco a poco.

A menos que tenga un gran presupuesto,es poco probable que su primer festival sea masivo. Empezar poco a poco es una buena idea, de todos modos. Según Jason Carter, fundador de ONE Musicfest:

Normalmente, cuando se crea un festival desde cero, llevará aproximadamente cinco años para que la gente se dé cuenta, desde los actos hasta los patrocinadores y los promotores.

Festivales como Y Not, a menudo son considerados ejemplos de aquellos que se han vuelto «codiciosos». La investigación de The Guardian sobre por qué los festivales fracasan explica más:

Y Not Festival ha pasado de una capacidad de 8,000 a 25,000 en solo tres años, lo que podría explicar la falta de personal y los enojados comentarios de Facebook que citan «avaricia» como el tema principal.

Escalar lentamente.

Este crecimiento en la capacidad, más del 300% en tres años, no es algo que deba replicar. Si comienza con una capacidad de 1.000-2.000 para que sea manejable, un aumento de 33% a 50% anual es más sostenible.

Un escenario a la vez.

No comience con múltiples escenarios. En su lugar, comience con uno, hágalo bien y luego escale y replique. Esta puede ser una forma de aumentar la capacidad gradualmente y adquirir experiencia sobre cómo manejar un escenario antes de intentar con un segundo.

Conseguir las herramientas adecuadas.

Las herramientas como Billetto (para las entradas) y Festivalpro (para programación y administración de proveedores) pueden hacer que incluso los pequeños festivales prosperen desde el principio.

Con suerte, su festival será uno que crezca. Sin embargo, este crecimiento necesita ser gestionado. Asegúrese de tener un plan para personal adicional, músicos adicionales y un mayor número de asistentes. No termine como uno de los cuentos de advertencia.

Consejo: A continuación, le ofrecemos un buen vistazo a lo que se necesita para hacer escalar gradualmente su festival de música.

4. Tomar un enfoque de negocios.

Las personas que inician festivales de música, generalmente lo hacen porque aman la música. Puede que no sea el mejor empresario, pero tendrá que aprender rápido. Si quiere que su festival sea un evento anual, o si está arriesgando dinero, necesita hacer bien el lado comercial.

Presupuesto.

Calcule el presupuesto mínimo posible que necesitará para realizar el festival de manera segura. Puede seguir este enfoque de 9 pasos para armar un presupuesto de evento. Ignorar lo que está gastando, u olvidar algunos de los gastos, puede significar que pierda dinero en el festival.

Consejo:Consulte nuestra guía sobre cómo preparar y administrar el presupuesto de su evento para obtener más sugerencias.

Marketing.

La estrategia de marketing para su festival será una extensión natural de averiguar quién es su público objetivo (Ver Nro. 1). Averigüe dónde se encuentran, tanto online como offline, y siga nuestros consejos para comercializar en consecuencia.

Consejo:Nuestra guía sobre la promoción de un evento musical debería ser útil.

Socios.

Por más confiado que esté, no hay necesidad de hacerlo solo. La creación de asociaciones es vital para los festivales de música.

Obtener fondos.

Esto puede significar encontrar patrocinadores, lo que puede ser una gran ayuda financiera. Crear un paquete de patrocinio para el festival de música a fin de atraer posibles patrocinadores financieros.

Conseguir ayuda.

Las asociaciones también pueden significar emplear proveedores externos para alimentos y bebidas, asociarse con empresas de seguridad, empresas de salud y más. La delegación puede ser costosa, pero también significará mucho menos de lo que preocuparse.

Consejo:Para obtener más detalles, consulte nuestra guía para obtener patrocinadores de eventos.

Salud y seguridad.

Tres palabras que provocan escalofríos en la columna vertebral. Deberá considerar los permisos, el seguro de eventos, la seguridad y los primeros auxilios.

A menudo, es una buena idea contratar a un asesor de salud y seguridad y delegar esta tarea a personas que saben exactamente lo que están haciendo.

Consejo:Nuestra guía de salud y seguridad para eventos cubre todo lo que necesita saber.

Recordar su motivación.

Comenzar un festival de música desde cero es algo muy difícil de hacer. Pero si se hace bien, puede ser un negocio viable, así como también un evento divertido y agradable.

Para asegurarse de que funcione correctamente, siga nuestros consejos, sea minucioso y, lo más importante, recuerde su motivación para planificar el festival en primer lugar. Cuando los tiempos se ponen difíciles esto es, en última instancia, lo que lo mantendrá en movimiento.