Salud y seguridad para eventos: Lo que necesita saber.

La salud y seguridad de los eventos a menudo puede ser la parte del proceso de planificación que los organizadores de eventos olvidan.

En este post, vamos a ver exactamente lo que necesita saber acerca de la salud y la seguridad en los eventos.

Aspectos clave a considerar para la salud y seguridad en los eventos.

Si bien el presente articulo se encuentra enfocado en el mercado del Reino Unido, sus consejos son sumamente útiles para todo el mundo. Al organizar su evento, la salud y la seguridad deben ser su prioridad número uno. Tendrá que pensar en las siguientes cosas.

¿De quién es usted responsable en su evento?

Las personas de las que es responsable no se limitan solo a sus invitados. También debe considerar a las personas que trabajan para usted: personal permanente, contratistas o voluntarios.

¿Qué tan grande es el riesgo?

Si existe algún mayor riesgo de lesiones o accidentes en su evento, deberá hacer una planificación adicional para minimizarlo.

En caso de que algo salga mal en su guardia, debe contar con los procedimientos adecuados para enfrentarlo en consecuencia. Si no lo hace, y se encuentra que infringe las normas de salud y seguridad, podría enfrentar multas de hasta £20,000.

En el peor de los casos, también podría enfrentar cargos criminales. La planificación y la preparación son absolutamente vitales para garantizar que cuente con los procedimientos correctos de salud y seguridad.

Lo que necesitas preparar.

Como organizador del evento, usted es responsable de preparar una evaluación de riesgos, un plan de emergencia y un plan de seguridad para el evento.

1. Evaluación de riesgos.

Independientemente del tipo de evento que esté llevando a cabo, deberá realizar una evaluación de riesgos en las etapas iniciales de planificación.

Esta evaluación de riesgos destacará cualquier peligro potencial que pueda afectar su evento.

Una evaluación de riesgos debe incluir cosas como:

• ¿Estará el ruido en un nivel aceptable?
• ¿Existe algún peligro de que el cableado eléctrico se dañe?
• ¿Cuáles son los riesgos de incendio?
• ¿Podría mi luz estroboscópica desencadenar ataques epilépticos?
• ¿Mis estructuras temporales son lo suficientemente seguras como para contener a los invitados del evento?
• ¿Hay un número adecuado de baños para el número de invitados?
• ¿Tengo acceso a agua potable?
• ¿Se gestionarán correctamente los residuos?

Estar preparado para cualquier situación ayudará a garantizar que sus invitados estén seguros y que todos sepan qué hacer si las cosas van mal.

Descargue esta plantilla y haga una copia para cada evento que va a organizar. Tómese tiempo para completarlo y comentarlo con su equipo de eventos.

También vale la pena mirar esta evaluación de riesgos de seguridad contra incendios.

Consejo: Eche un vistazo a esta guía detallada sobre cómo realizar una evaluación de riesgos, incluyendo ejemplos prácticos para completar la plantilla.

2. Plan de emergencia.

Ningún organizador de eventos quiere tener que usar su plan de emergencia, pero es importante tener uno en caso de que las cosas salgan mal.

Una emergencia puede ser cualquier cosa, desde un incendio hasta una inundación o una amenaza de bomba. ¿Cómo lidiar con este tipo de cosas? ¿Cómo accederá al apoyo de la policía, bomberos y ambulancias si los necesita?

Todo su personal debe conocer el plan de emergencia. Asi, todos ellos podrán ayudar con la implementación de dicho plan si algo imprevisto sucede.

Debe preparar su plan de emergencia después de realizar la evaluación de riesgos. Entonces sabrá más sobre los potenciales problemas que podrían surgir y qué puede hacer para prepararse para ellos.

Consejo: Aquí hay una guía para planificar respuestas a incidentes y emergencias en los eventos.

3. Plan de seguridad para eventos.

Un plan de seguridad para eventos es otro documento que deberá completar y, por lo general, incluirá su evaluación de riesgos y su plan de emergencia. Muestra que ha pensado en todos los aspectos clave de salud y seguridad relacionados con su evento.

Dependiendo del tipo de evento, los lugares y las autoridades locales querrán ver este plan de seguridad mientras se encuentra en las etapas de planificación de su evento. Querrán saber que usted está preparado para cualquier situación que pueda surgir.

También confiará en este documento en caso de que algo malo suceda durante el evento y se encuentre en una disputa legal.

Su plan de seguridad debe incluir:

• Detalles de su evento: dónde, cuándo, qué, horarios detallados, planos del lugar, etc.
• ¿Quién está a cargo y otros contactos clave?
• Licencias y permisos que haya obtenido.
• Evaluación de riesgos.
• Plan de emergencia.
• Cómo se comunicará entre sí, el personal del evento.
• Control y suministro de electricidad.
• Detalles sobre baños, agua potable y eliminación de residuos.
• Instalaciones y acceso para personas con movilidad reducida.
• Niveles de ruido y control.
• Cómo controlará el tráfico y las multitudes.
• Detalles sobre primeros auxilios y seguridad.
• Información sobre cualquier estructura temporal, equipamiento y atracciones.
• Servicios de alimentos y bebidas: ¿Quiénes son, qué están haciendo y qué licencias tienen?
• ¿Cuántos empleados tiene en total y sus funciones?

Consejo: ¿No sabe por dónde empezar? «Cómo escribir un plan de seguridad efectivo» lo ayudará a ponerse en marcha.

Pautas de seguridad y salud para eventos.

El Ejecutivo de Salud y Seguridad (HSE) en el Reino Unido es el mejor recurso que puede encontrar para organizar eventos de manera segura.

El sitio web de HSE tiene toda la información que necesita sobre detalles como:

• Manejo de multitudes.
• Transporte.
• Seguridad contra incendios.
• Ruidos.
• Bienestar de los empleados.
• Uso de barreras.
• Manejo de residuos.
• Efectos especiales.
• Diseño del lugar.
• Caídas desde lugares altos.
• Uso estructuras temporales.

Para cada uno de estos, usted:

• Aprender acerca de sus responsabilidades como organizador de eventos.
• Descubrir las cosas más importantes que debe saber.
• Obtener enlaces a recursos adicionales que pueda necesitar.

Ya sea que esté llevando a cabo un evento por primera o por décima vez, es una buena idea mirar detenidamente el sitio web de HSE.

Consejo: Si bien está dirigido a eventos musicales, The Purple Guide ofrece una gran cantidad de información relevante sobre salud y seguridad para eventos, incluidos estudios de casos y ejemplos prácticos.

¿Son todos los aspectos de salud y seguridad relevantes para mí?

Todos los organizadores de eventos tendrán que considerar la salud y la seguridad de los eventos. Sin embargo, ciertos aspectos van a ser diferentes dependiendo del tipo de evento.

Por ejemplo, una pequeña exposición de arte en una galería local se verá muy diferente de un evento en un estadio con cinco mil invitados. No tendrá que preocuparse por las estructuras temporales, la contratación de suficientes baños o la gestión de residuos. Solo creará un plan de salud y seguridad que se ajuste a los detalles de su evento.

De manera similar, los eventos que involucran alcohol o actividades al aire libre serán más propensos a los problemas de salud y seguridad.

Consejo: Un buen comienzo es buscar «salud y seguridad para [su tipo de evento]» para ver si ya hay información disponible sobre el tema.

¿Dónde puede obtener ayuda?

Todo esto puede parecer bastante desalentador, especialmente si es la primera vez que considera la salud y la seguridad para los eventos. Sin embargo, no se preocupe: hay muchos recursos para ayudarlo y guiarlo en el camino.

El artículo «Cómo empezar» de HSE es extremadamente útil para los planificadores de eventos primerizos. También cuenta con las siguientes opciones.

Ayuda de lugares.

Muchos lugares ya tendrán información en sus sitios web dirigidos directamente a los organizadores del evento. Esta información está ahí para ayudarlo a garantizar que todo esté cubierto para su evento, incluidas las medidas de salud y seguridad.

Si no encuentra nada en su sitio web, pregúnteles si tienen información existente o listas de verificación que lo ayuden. Después de todo, es en su mejor interés asegurar que su evento se desarrolle sin problemas. Incluso pueden tener experiencia previa con su tipo de evento.

Ayuda de los consejos locales.

Sitios de los consejos regionales como PeakDistrict.org.uk, Kingston.gov.uk y Yorkshiredales.org.uk ofrecen información detallada y listas de verificación sobre salud y seguridad para eventos. Vale la pena consultar el sitio web de su consejo local o ponerse en contacto con sus representantes para ver qué detalles pueden proporcionar.

Ayuda de consultores especializados en seguridad y salud para eventos.

También puede encontrar compañías que se especializan en ayudar a los organizadores de eventos a cuidar los aspectos de salud y seguridad. Aquí hay algunas:

• Event Safety Plan proporciona asistencia de seguridad para los planificadores de eventos. La compañía ofrece cursos de capacitación, servicios de consulta y herramientas online para guiarlo en el cumplimiento de los requisitos de salud y seguridad.
• Stagesafe es una consultoría de salud y seguridad para eventos musicales y producciones en vivo. Pueden ayudar con toda la documentación de salud y seguridad, así como con inspecciones, planes de emergencia e investigaciones de accidentes.
• The Event Safety Advisors ha trabajado con muchas marcas conocidas para crear eventos a medida. Puede ver algunos estudios de casos interesantes en su sitio web.

Hay muchas consultorías similares, por lo que debería poder encontrar una cerca de usted.

Consideraciones especiales para grandes eventos.

Si está organizando un evento a gran escala y le preocupa el manejo de multitudes, consulte Crowd Safety para obtener asesoramiento y ayuda para la planificación.

Debido al desafortunado riesgo de terrorismo en grandes eventos, también debe considerar la «Guía de Lugares Concurridos» del gobierno.

Consejo: Esta lista de control de salud y seguridad de la Universidad de Northumbria es un gran ejemplo de detalles específicos que tal vez quiera considerar.

No escatime en su plan de salud y seguridad.

Si bien la salud y la seguridad de los eventos pueden parecer un poco complicadas al principio, es absolutamente vital contar con los planes correctos.

Las consecuencias de malos procedimientos de salud y seguridad pueden ser devastadoras para usted como organizador de eventos. Es su responsabilidad asegurarse de seguir las pautas relevantes y de tener un plan de emergencia establecido.

Al realizar una evaluación de riesgos y crear un plan de seguridad para eventos, garantizará la seguridad de su personal e invitados. Además, estará preparado en caso de que suceda algo malo durante su evento.