Cómo organizar una ceremonia de premiación en 17 pasos (+ lista de verificación).

Todo el mundo ama una buena ceremonia de premiación. Solo tiene que mirar la industria del entretenimiento para ver qué tan populares son. Así que echemos un vistazo a cómo organizar una ceremonia de premiación propia.

Lea este articulo para saber…

• Por qué debería llevar a cabo una ceremonia de premiación.
• Cómo planificar un banquete de premiación.
• Una útil lista de verificación que puede utiliza.

¿Por qué organizar una ceremonia de premiación?

La razón principal para organizar una ceremonia de premiación es mostrar aprecio por el logro de individuos específicos. Las ceremonias de premiación también se pueden utilizar como una gran herramienta de relaciones públicas.

Hay dos tipos de ceremonias de premiación: internas y externas.

Internas.

Las ceremonias de premiación internas generalmente se llevan a cabo para los empleados de la compañía y tienen títulos como «Premios al empleado del año» o «Premios al mejor vendedor de la compañía XYZ».

Externas.

Las ceremonias de premiación externas a menudo se centran en toda una industria y tienen títulos como «Los premios Grammy» y «Los premios Golden Globe».

Echemos un vistazo a lo que implica la organización de una excelente ceremonia de premiación, ya sea para los empleados de su compañía, los donantes de caridad o su industria en general.

1. Escribir un resumen.

El resumen de su ceremonia de premiación debe describir el propósito del evento. Podría ser recaudar fondos para una buena causa o simplemente mostrar aprecio por sus colegas.

Hágase las siguientes preguntas al escribir su resumen:

• ¿Quién debe ser nominado para un premio?
• ¿Por qué merecen la nominación?
• ¿Qué información sobre ellos necesita?
• ¿Quién debe elegir a los ganadores?
• ¿Cómo deberían ser los premios?
• ¿Cuándo debe llevarse a cabo la ceremonia?

2. Elegir un tema.

La ceremonia será más interesante si le da un tema general. Asegúrese de elegir algo inspirador y memorable que mantendrá a las personas hablando después del evento.

Consejo: Lea nuestra guía sobre cómo elegir un tema para su evento para ayudarlo.

3. Establecer un presupuesto.

El presupuesto para la ceremonia de premiación se determinará en gran medida por si desea vender entradas o permitir que las personas asistan de forma gratuita. También se deben tener en cuenta las donaciones de caridad y patrocinios corporativos.

Consejo: Utilice nuestra guía sobre cómo administrar el presupuesto de su evento para mantenerse en el camino.

4. Elegir un lugar.

Una vez que tenga una idea del presupuesto del evento, es hora de buscar un lugar adecuado. Las ceremonias de premiación tienden a ser glamorosas, por lo que el lugar debe reflejar ese hecho.

Consejo:Lea nuestra guía sobre cómo elegir el lugar adecuado para que combine con el tema.

5. Planificar el diseño del escenario.

Piense en cómo desea que se vea el escenario y si encajará dentro del lugar. Imagine dónde estará el anfitrión y el podio y dónde se presentarán los premios. Deja espacio para la promoción de la marca.

Consejo:Pinterest tiene imágenes de los diseños de la ceremonia de premiación que puede usar como inspiración.

6. Crear un plano del lugar.

La gente necesitará un lugar para sentarse mientras se lleva a cabo la ceremonia. Posicione a los nominados para que sea fácil para ellos levantarse y aceptar su premio. Coloque a los ganadores cerca del escenario.

Consejo:Puede usar una herramienta como PerfectTablePlan para crear un plano del lugar para su ceremonia.

7. Planificar el sonido y video.

La tecnología debe estar en el punto, así que piense en los micrófonos, los sistemas de megafonía, las conexiones WiFi y los proyectores antes de tiempo. También debe determinar las mejores posiciones para cualquier cámara.

Consejo: Consulte nuestra guía sobre equipos para eventos para obtener sugerencias sobre dónde encontrar lo que necesita.

8. Elegir las musica de la premiación.

Es un buen toque tener una canción alegre e inspiradora cuando un ganador acepta su premio. También puede usar canciones para presentar a los oradores antes de que se entreguen los premios.

Consejo: Aquí hay una lista de reproducción de YouTube de las canciones más populares para las ceremonias de premiación.

9. Nombrar un anfitrión de la ceremonia.

El anfitrión es el pegamento que mantiene a todos los oradores y anuncios juntos el día de la ceremonia de premiación. Si no puede hacerlo usted mismo, entonces designe un anfitrión competente y experimentado.

Consejo: También existe la opción de contratar a un presentador de premios profesional para que haga el trabajo.

10. Reclutar a los oradores.

Puede ser una buena idea presentar cada premio con un orador diferente que sea un experto en la materia. Ayude a quien sea que reclute con tarjetas de script y Autocue para asegurarse de que funcione correctamente.

Consejo: Use estos consejos sobre cómo reclutar a los oradores adecuados para su ceremonia de premiación.

11. Elegir el jurado.

Los premios deberían significar algo, por lo que la selección del jurado es igual de importante. Deben ser expertos que estén calificados para elegir al ganador que más merece el premio.

Consejo: Consulte la guía gratuita de OpenWater sobre cómo seleccionar a los jueces para su ceremonia.

12. Encontrar proveedores relevantes.

Descubra exactamente lo que necesita en términos de equipamiento técnico, catering, mobiliario, puesta en escena y decoración. Luego, obtenga los mejores proveedores de esos artículos con anticipación para negociar un buen acuerdo.

Consejo: Lea nuestra guía sobre cómo negociar con los proveedores para mantenerse dentro del presupuesto.

13. Contratar entretenimiento.

No todos ganarán un premio, así que asegúrese de que haya un valor agregado para los invitados restantes. Reserve algunos entretenimientos para la ceremonia de premiación y haga que el evento sea memorable.

Consejo:Encuentre una agencia de reservas que tenga bandas en vivo, comediantes u otro tipo de entretenimiento.

14. Crear un programa.

Escriba un itinerario detallado de la ceremonia de premiación e informe a su equipo sobre la secuencia de eventos. Recuerde dejar pequeños espacios de tiempo libre entre segmentos para tener en cuenta los retrasos.

Consejo: Utilice una de estas plantillas de agenda de ceremonias de premiación para acelerar el proceso.

15. Ensayar la ceremonia.

La práctica hace a la perfección, así que tómese el tiempo de ensayar el espectáculo con su equipo. De esa manera, puede identificar cualquier riesgo potencial en el que no haya pensado durante el proceso de planificación.

Consejo: Hemos escrito una guía para realizar ensayos en seco de eventos que puede ayudarlo con esto.

16. Promover la ceremonia de premiación.

Ya sea que se trate de una pequeña ceremonia de premiación interna o una ceremonia de premiación de la industria a gran escala, debe promocionarla adecuadamente antes de tiempo. Eso es aún más crucial si quiere vender entradas para el evento.

Consejo: Lea nuestra guía sobre cómo promocionar su evento y maximizar su alcance.

17. Utilizar una lista de verificación.

Uf, eso fue mucho en lo que pensar. Si se siente mareado o abrumado, es una buena idea usar una lista de verificación de planificación de ceremonias de premiación para llevar un registro de todo.

Y el ganador es…

Ahora que sabe todas las cosas para mantenerse al tanto de su ceremonia de premiación, todo lo que queda es poner todo en marcha.

Entonces, ¿qué espera?