Cómo elegir la fecha para un evento: 12 cosas a considerar.

¿Cuáles son las mejores fechas para organizar eventos? Una buena pregunta que intentaremos ayudarle a responder en este artículo.

Puede parecer sencillo elegir una fecha para ciertos eventos: cumpleaños, aniversarios, Navidad, Semana Santa y Año Nuevo… pero no todos los eventos se vinculan fácilmente a fechas específicas.

Entonces, ¿cómo elige la fecha correcta para su evento?

Hay 365 días para elegir, por lo que puede ser intimidante encontrar y acordar una fecha. Vamos a utilizar el método de exclusión para facilitar un poco su proceso de planificación.

Esta guía se centrará en cómo elegir una fecha para un evento y lo ayudará a considerar…

• Su público.
• El trabajo que hay que hacer.
• Fechas populares de vacaciones.
• Feriados bancarios.
• Cambios climáticos.
• Interrupciones al transporte público.
• Fechas de eventos de la competencia.
• Disponibilidad de proveedores y locales.
• Disponibilidad de locutores y animadores.

Una vez que hayamos pasado por todos estos calificativos, tendrá una idea mucho mejor de las mejores fechas para llevar a cabo un evento.

1. Pensar en su público.

Al igual que con cualquier cosa relacionada con la planificación de eventos, el público del evento debe estar en lo más alto de su mente cuando elija una fecha para su evento.

Los días de semana de martes a viernes pueden ser prácticos para los asistentes del sector B2B. El público del sector B2C, por otro lado, puede encontrar más conveniente asistir a eventos de fin de semana.

Consejo: Si no está seguro de qué se adapta al público de su evento, lea nuestra guía sobre cómo determinar su público objetivo.

2. Darse suficiente tiempo.

Tiene mucha planificación y promoción para hacer antes de su evento. La fecha elegida para el evento debe darle suficiente tiempo para hacer ambas cosas a fin de que el mismo sea un éxito.

Consejo: Lea nuestras guías sobre planificación y promoción de eventos para tener una idea de cuánto está involucrado en el proceso.

3. Considerar las fechas de vacaciones.

Es una buena idea alejarse de las vacaciones populares. La gente suele reservar sus viajes con bastante antelación. Las vacaciones escolares y los feriados bancarios tienden a caer en esta categoría.

También debe tratar de evitar las fechas justo antes y después de los períodos de vacaciones populares. La gente estará demasiado ocupada preparándose para su tiempo libre justo antes, y demasiado ocupada recuperándose justo después.

4. Eventos políticos y públicos.

También puede haber eventos públicos únicos que podrían interferir con la planificación de su evento. Los eventos políticos, como las elecciones generales, a menudo distraen a la gente de su evento.

La gente no solo estará más inclinada a centrarse en tales eventos, sino que los medios también se concentrarán principalmente en los acontecimientos políticos y los eventos públicos.

5. Interrupción del servicio público.

Los pasajeros de las grandes ciudades saben que nada puede arruinar sus planes de fin de semana como «trabajos de ingeniería planificados» o simplemente antiguas huelgas ferroviarias.

Afortunadamente, ambos tienden a anunciarse con mucha anticipación, lo que le brinda la oportunidad de ajustar sus planes. Preste atención a las interrupciones del servicio público comunicadas cuando elija una fecha para un evento.

6. Considerar las horas laborables.

Si está organizando una conferencia de negocios o un festival de música que dura varios días, el fin de semana es su amigo.

Es mucho más fácil para su público tomarse uno o dos días de descanso para un evento que se realiza de jueves a domingo que tomarse la mayor parte de la semana laboral libre.

7. Ser consistente (o no).

Es posible que haya notado que la mayoría de los eventos anuales, como conferencias y festivales, tienen lugar en la misma época cada año. Funciona porque ayuda a su público a planificar con un año de antelación.

Pero también puede ser interesante cambiarlo y cambiar la temporada de su evento anual. Podría permitirle llegar a una audiencia completamente nueva y mantenerse por delante de su competencia.

8. Mirar a su competencia.

Hablando de competencia, debe estar atento a cuándo están organizando sus eventos. No quiere que la fecha del evento coincida con la de ellos, con lo cual terminará peleando por el público con ellos.

Por lo tanto, podría ser útil detallar todos los eventos de la competencia en un calendario. De esa manera, sabe exactamente cuándo se están llevando a cabo para que pueda planificar alrededor de ellos.

9. Sea cual sea el clima.

El clima puede tener un gran impacto en su evento, independientemente de si se lleva a cabo al aire libre o no. La lluvia, el granizo y los fuertes vientos son obviamente perjudiciales para los festivales al aire libre.

Por otro lado, ¿quién quiere quedarse atrapado dentro de una conferencia de negocios mal ventilada cuando hace 30 grados y hay sol afuera? (¿Y qué pasa cuando se descompone el aire acondicionado?)

Consejo:Compruebe los promedios históricos de temperatura cuando planifique la fecha de su evento.

10. Días de concientización.

Si su evento tiene un tema específico, debe investigar si hay un día de concienciación (o mes) con el que pueda alinearse.

Los medios tradicionales, a menudo, se centran en estos días de concientización, lo que significa que es más probable que publiquen su comunicado de prensa del evento. Es probable que las redes sociales también tengan un hashtag apropiado que pueda usar para la promoción.

11. Disponibilidad de proveedores y locales.

Si ha puesto sus ojos en un lugar de evento en particular o tiene un proveedor preferido con el que desea trabajar, tendrá que tener en cuenta su disponibilidad al elegir la fecha del evento.

Puede que no sea un problema si está organizando eventos regulares de los que tienen conocimiento. Pero tenga en cuenta que los lugares y los proveedores tendrán momentos de mayor demanda cuando tengan una gran demanda.

12. Disponibilidad de oradores y artistas.

Lo mismo se aplica a los oradores o artistas que desee reservar para su evento. Si su agenda choca con la fecha del evento elegido, entonces es probable que opten por no participar.

Los oradores principales venden entradas para conferencias, y las principales bandas venden entradas para festivales. Si se retiran, podría ser perjudicial para el éxito de su evento.

Reserve la fecha.

Ahora que tiene una mejor comprensión de todos los escollos, es hora de anunciar la fecha de su evento.

Agréguela al calendario en su sitio web y comience a hacer correr la voz a lo largo y ancho. Anúnciela en las redes sociales, a su lista de correo y pídales a las personas que reserven la fecha.

¡Buena suerte!